Cuối năm là lúc bộ phận hành chính phải trả lời câu hỏi của ban giám đốc: “Năm sau văn phòng phẩm hết bao nhiêu?” Trong đó giấy in thường là khoản chi lớn, đều đặn, nhưng hay bị ước lượng theo cảm tính. Kết quả là có tháng thiếu giấy giữa mùa quyết toán, có tháng tồn cả chục thùng trong kho.
Bài viết này hướng dẫn cách xây dựng định mức giấy in văn phòng từ số liệu thực tế, công thức dự trù chi phí, và các cách giảm lãng phí mà không ảnh hưởng công việc.
Bước 1: Lấy số liệu tiêu thụ thực tế
Đừng bắt đầu từ con số “nghe nói”. Hãy lấy dữ liệu của chính doanh nghiệp bạn:
- Bộ đếm trang của máy in/photo: hầu hết máy văn phòng đều có báo cáo số trang đã in. Ghi lại số đầu tháng và cuối tháng.
- Phiếu xuất kho VPP 6–12 tháng gần nhất: bao nhiêu ram giấy đã cấp cho từng phòng ban.
- Hóa đơn mua giấy: để đối chiếu với lượng xuất kho.
Bước 2: Tính định mức theo đầu người và theo phòng ban
Định mức (ram/người/tháng) = Tổng ram dùng trong kỳ ÷ số nhân sự ÷ số tháng
Mức dùng chênh lệch rất lớn giữa các bộ phận:
| Bộ phận | Đặc điểm sử dụng giấy |
|---|---|
| Kế toán, tài chính | Cao: chứng từ, hóa đơn, báo cáo quyết toán, cao điểm tháng 12 – tháng 3 |
| Pháp chế, hành chính, nhân sự | Trung bình – cao: hợp đồng, hồ sơ, công văn |
| Kinh doanh | Theo mùa: báo giá, hồ sơ thầu |
| Kỹ thuật, IT | Thấp |
👉 Vì vậy hãy lập định mức theo từng phòng ban, không lấy một con số chung cho cả công ty.
Bước 3: Dự trù theo mùa, không chia đều 12 tháng
Lượng giấy văn phòng thường tăng vào:
- Tháng 11–12: chốt hợp đồng, báo cáo năm, quyết toán
- Tháng 1–3: quyết toán thuế, kiểm toán
- Mùa đấu thầu của ngành bạn
Công thức dự trù năm: Số ram năm sau = Σ (định mức phòng ban × số nhân sự × 12) × (1 + % tăng trưởng nhân sự) × hệ số dự phòng (1,05–1,1)
Bước 4: Quy ra ngân sách
Ngân sách giấy in = Số ram dự trù × đơn giá/ram
Ví dụ minh họa (số liệu giả định):
- Văn phòng 60 người, định mức trung bình 1 ram/người/tháng
- 60 × 12 = 720 ram × hệ số dự phòng 1,05 ≈ 756 ram ≈ 152 thùng (5 ram/thùng)
- Ngân sách = 756 × đơn giá/ram do nhà cung cấp báo
Lưu ý: so sánh nhà cung cấp theo tổng chi phí, không chỉ theo giá mỗi ram. Giấy rẻ nhưng hay kẹt máy làm tăng số tờ hỏng, giờ công xử lý sự cố và chi phí bảo trì máy.
5 cách giảm chi phí giấy in mà không ảnh hưởng công việc
- Mặc định in 2 mặt trên tất cả máy in. Giấy 70gsm chất lượng tốt đủ độ đục để in 2 mặt văn bản thông thường.
- Chuyển tài liệu nội bộ sang bản điện tử: báo cáo tuần, biên bản họp nội bộ.
- Chọn đúng định lượng: 70gsm cho phần lớn văn bản, chỉ dùng 80gsm cho hồ sơ trình bày.
- Cài in theo mã nhân viên (nếu máy hỗ trợ) để theo dõi định mức từng phòng ban.
- Ký hợp đồng cung ứng định kỳ: chốt đơn giá cả năm, giao theo lịch, tránh mua gấp giá cao và tránh tồn kho mùa nồm.
Giải pháp cung ứng giấy Cedar cho doanh nghiệp
Khi đã có định mức rõ ràng, bước tiếp theo là tìm nguồn cung ổn định. Giấy A4 Cedar 70gsm được sản xuất trực tiếp tại nhà máy P.P JSC (KCN Quang Minh, Hà Nội):
- Quy cách 500 tờ/ram, 5 ram/thùng, dễ quy đổi từ định mức sang đơn hàng
- Dây chuyền có hệ thống QCS kiểm soát định lượng, độ dày, độ ẩm, giúp chất lượng đồng đều giữa các lô
- Mua từ nhà sản xuất: giá gốc nhà máy, hóa đơn VAT, giao hàng toàn quốc
- Có thể đặt kèm các văn phòng phẩm khác (bút, kẹp, giấy note…) trong cùng một đơn
→ Đọc thêm: · · Giấy in photo cho doanh nghiệp – vì sao nhiều công ty chọn Cedar
Câu hỏi thường gặp
Nên dự trữ giấy in bao nhiêu trong kho văn phòng? Khoảng 1–1,5 tháng sử dụng là hợp lý. Dự trữ nhiều hơn dễ bị ẩm, đặc biệt vào mùa nồm.
Nên mua giấy theo đợt hay ký hợp đồng định kỳ? Với văn phòng dùng từ vài chục ram/tháng trở lên, hợp đồng định kỳ giúp ổn định giá và chủ động hàng.
Có tính được định mức khi văn phòng mới thành lập không? Có thể tạm dùng định mức của doanh nghiệp cùng ngành, sau đó điều chỉnh sau 3 tháng theo số liệu bộ đếm máy in.
Nhận báo giá cung ứng giấy cả năm
Gửi cho chúng tôi số nhân sự và lượng giấy dùng mỗi tháng. P.P JSC sẽ đề xuất phương án cung ứng và báo giá theo thùng. 👉 Gọi/Zalo 0867.439.028 · info@pppaper.com.vn
